Bestellurkunde der Ombudsperson:
Informationspflichten für den Datenschutz
(gemäß §§ 17 und 18 DSG-EKD)
Allgemeine Informationspflichten
Die informationelle Selbstbestimmung als Grundrecht und der damit verbundene Datenschutz sind uns ein wichtiges Anliegen. Wir behandeln die personenbezogenen Daten unserer Mitarbeitenden, Klienten und Partner vertraulich und haben daher durch technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt, dass die Vorschriften des Datenschutzgesetzes der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD) sowohl von uns selbst als auch von externen Dienstleistern beachtet und eingehalten werden. Dies wird regelmäßig kontrolliert.
Im Folgenden wollen wir Sie umfassend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in unserer Einrichtung und die Ihnen zustehenden Rechte im Sinne der §§ 17 und 18 DSG-EKD informieren.
1. Name und Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle
Die verantwortliche Stelle ist:
Diakonieverein Willmars e.V.
Nicolstrasse 6, 97647 Willmars
Tel 09779 8582-0
mailto: info@nicolhaus.de
Die verantwortliche Stelle wird gesetzlich vertreten durch:
1. Vorsitzende: Dagmar Herda
2. Vorsitzender: Klaus Börner
Alleestrasse 7, 97647 Willmars
Telefon: 09779 8582-0
mailto: herda@nicolhaus.de
2. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Der externe Datenschutzbeauftragte ist:
Projekt 29 GmbH & Co. KG
Christian Volkmer (Geschäftsführung)
Ostengasse 14
93047 Regensburg
Telefon: 0941 / 2986930
Mail: anfrage@projekt29.de
3. Erhebung und Speicherung von personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Mitarbeitenden, Klienten und sonstigen Partner, die zur Erfüllung unserer vielfältigen Aufgaben erforderlich sind, und speichern diese meist in digitaler Form. Diese Daten erhalten wir in erster Linie von Ihnen selbst, manchmal auch aus Unterlagen anderer Stellen wie Ämtern, Gesundheits- und Bildungseinrichtungen. In Einzelfällen stammen die Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen.
Zu den von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zählen vor allem:
• bei Bewerbern und Mitarbeitenden: Stammdaten (Vor- und Zuname, Geburtsdatum), Kontaktdaten (Anschrift, Telefon, Mail-Adresse), Konfession, Bankdaten, Daten aus Lebenslauf und Arbeitszeugnissen, Qualifikationen, sozialversicherungsrelevante Daten, Bildaufnahmen, etc.
• bei Klienten: Stammdaten (Vor- und Zuname, Geburtsdatum), Kontaktdaten (Anschrift, Telefon, Mail-Adresse), Bankdaten, Daten zur speziellen Fallproblematik, biographische Daten, Gesundheitsdaten, Bildaufnahmen, etc.
• bei sonstigen Partnern: Firmen, Ansprechpartner, Kontaktdaten (Anschrift, Telefon, Mail-Adresse), Umsatzsteuer-ID, Bankdaten, Zahlungsdaten, Spenderdaten, etc.
Darüber hinaus verarbeiten wir auch noch folgende personenbezogene Daten:
• Daten aus Ihrem elektronischen Verkehr mit uns
• Daten aus dem Besuch unserer Seiten im Internet
• Daten in Bezug auf die Öffentlichkeitsarbeit (z.B. Verteilerlisten für Druckerzeugnisse)
• vertragsspezifische Daten sowie Auftrags-, Umsatz- und Belegdaten
• Kunden- und Lieferantenhistorie sowie Beratungsunterlagen
• sonstige Daten, die wir von Ihnen im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung (z.B. in Aufnahmegesprächen) erhalten haben
Anfragen per Mail, Telefon oder Telefax
Wenn Sie uns per Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten zwecks Bearbeitung Ihres Anliegens sowie für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.
Die von Ihnen an uns per Mail, Telefon oder Telefax übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen (insbesondere Aufbewahrungsfristen) bleiben davon unberührt.
4. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen des DSG-EKD und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in der jeweils geltenden Fassung:
• zur Erfüllung von (vor-)vertraglichen Pflichten (§ 6 Nr. 5 DSG-EKD)
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist hierbei zur Anbahnung oder zur Erfüllung eines mit uns eingegangenen Vertrages erforderlich. (Hierzu zählt auch die Vertragsabwicklung im Rahmen der Mitarbeiterschaft in unserer Einrichtung.) Sie müssen uns dabei nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses erforderlich sind bzw. zu deren Erhebung wir gesetzlich befugt oder verpflichtet sind. Wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, so müssen wir den Abschluss eines Vertrags in aller Regel ablehnen bzw. können wir einen bestehenden Vertrag nicht mehr weiter durchführen.
• zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (§ 6 Nr. 1 und 6 DSG-EKD)
Auch gesetzliche Vorgaben können uns zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten berechtigen. Dazu zählen beispielsweise Anforderungen aus dem Arbeitsrecht, dem Steuerrecht, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung, dem Sozialgesetzbuch, dem Kinder- und Jugendschutz, dem Infektionsschutzgesetz, u.v.a.m.
• zur Erfüllung der Aufgaben der verantwortlichen Stelle (§ 6 Nr. 3 DSG-EKD)
Wir sind zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten berechtigt, wenn dies zur Erfüllung unserer Aufgaben, die im öffentlichen Interesse liegen, erforderlich ist. Dies trifft auf die meisten unserer öffentlichen Beratungsangebote zu.
• zur Wahrung berechtigter Interessen (§ 6 Nr. 4 und 8 DSG-EKD)
Aufgrund einer Interessenabwägung kann eine Datenverarbeitung über die eigentliche Erfüllung des Vertrags hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns selbst oder von Dritten erfolgen. Eine Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt beispielsweise in folgenden Fällen:
◦ Maßnahmen zur Geschäftssteuerung
◦ Maßnahmen zur Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten
◦ Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts
◦ Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs
◦ effektive Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen
◦ ggf. Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
• zum Schutz lebenswichtiger Interessen (§ 6 Nr. 7 DSG-EKD)
In konkreten Fällen ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gerechtfertigt, um lebenswichtige Interessen von Ihnen oder einer anderen Person zu schützen.
• im Rahmen Ihrer Einwilligung (§ 6 Nr. 2 DSG-EKD)
Wenn keine andere Rechtsgrundlage zum Tragen kommt, kann eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nur aufgrund Ihrer freiwilligen Einwilligung erfolgen. Solche Einwilligungen werden schriftlich eingeholt. Einwilligungen können jederzeit und ohne Angabe von Gründen (ganz oder teilweise) mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird dadurch nicht berührt.
5. Weitergabe von personenbezogenen Daten
Alle personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor Kenntnis und Zugriff Dritter geschützt. Die Daten werden dabei in einer Datenbank verarbeitet. Die Datenbank unterstützt die Anhebung der Datenqualität der vorhandenen Daten und ermöglicht die Anreicherung mit Daten aus öffentlichen Quellen.
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nicht an Dritte bzw. für Werbezwecke weiter. Eine Weitergabe erfolgt nur, sofern die Daten zur Weitergabe bestimmt sind, Sie vorher in eine Übermittlung eingewilligt haben oder wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben zur Weitergabe berechtigt bzw. verpflichtet sind.
Innerhalb unserer Einrichtung erhalten nur diejenigen Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die sie zur Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten brauchen. Aber auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (§ 30 DSG-EKD) können zu diesen Zwecken auf Ihre Daten zugreifen. Wenn wir einen Dienstleister im Sinne einer Auftragsverarbeitung einsetzen, bleiben wir dennoch für den Schutz Ihrer Daten verantwortlich. Sämtliche Auftragsverarbeiter wurden daher vertraglich dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der vereinbarten Leistungserbringung zu verarbeiten.
Viele Verfahren (vor allem Buchhaltung, Personalverwaltung und IT-Sicherheit) werden über das Diakonische Werk Schweinfurt als Auftragsverarbeiter abgewickelt. Die Verarbeitung der Daten erfolgt hier unternehmensbezogen und getrennt von anderen Einrichtungen.
Weitere Stellen, die Ihre Daten erhalten können, sind beispielsweise:
• IT-Dienstleister, die für Betrieb und Sicherheit des IT-Systems benötigt werden
• die CSS AG Künzell für die Gehaltsabrechnung
• die Zusatzversorgungskasse für die zusätzliche Altersabsicherung
• Pflegeversicherungen, Krankenversicherungen, Beihilfeversicherungen
• Träger der (örtlichen bzw. überörtlichen) Sozialhilfe
• Kostenträger und Zuschussgeber
• öffentliche Fördermittelgeber für Kindertagesstätten (Abrechnung im „KiBiG.web“)
Bei Vorliegen einer gesetzlichen Verpflichtung sowie im Rahmen der Rechtsverfolgung können Behörden und Gerichte sowie externe Auditoren Empfänger Ihrer Daten sein.
Zum Zweck der Vertragsanbahnung und -erfüllung können darüber hinaus Versicherungen, Banken, Auskunfteien und entsprechende Dienstleister Empfänger Ihrer Daten sein.
Datenübermittlung in Drittländer
Grundsätzlich werden von uns keinerlei personenbezogene Daten an Drittländer oder an internationale Organisationen übermittelt. Eine Übermittlung findet im begründeten Einzelfall nur auf der Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, Standardvertragsklauseln, geeigneter Garantien oder Ihrer ausdrücklichen Einwilligung statt.
6. Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur solange, wie sie für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, erforderlich sind. Nach der Beendigung einer Geschäftsbeziehung oder bis zum Ablauf der geltenden gesetzlichen oder rechtsgeschäftlichen Aufbewahrungsfristen (etwa aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder dem Arbeitszeitgesetz) werden die Daten umgehend, vollständig und sicher gelöscht.
Zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, bei denen sie als Beweismittel benötigt werden, werden personenbezogene Daten erst nach Beendigung dieser Rechtsstreitigkeiten gelöscht.
7. Datenschutzrechte als betroffene Person
Den von der Datenverarbeitung betroffenen Personen stehen folgende Rechte zu:
Recht auf Auskunft (§ 19 DSG-EKD)
Sie können von uns auf Antrag eine unentgeltliche Auskunft verlangen, ob und in welchem Ausmaß wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.
Recht auf Berichtigung (§ 20 DSG-EKD)
Sie können von uns auf Antrag die Berichtigung bzw. Vervollständigung Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
Recht auf Löschung (§ 21 DSG-EKD)
Wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen, können Sie von uns die Löschung Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen. Es kann jedoch Gründe geben, die eine sofortige Löschung verbieten (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten).
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (§ 22 DSG-EKD)
Wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen, können Sie von uns auf Antrag die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (§ 24 DSG-EKD)
Wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen, können Sie von uns verlangen, dass wir Ihnen Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen. Bei technischer Machbarkeit können Sie eine direkte Übermittlung Ihrer Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
Recht auf Widerspruch (§ 25 DSG-EKD)
Wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten einlegen.
Wenn Sie eines der genannten Rechte uns gegenüber geltend machen wollen, wenden Sie sich bitte an eine unserer Kontaktadressen für den Datenschutz. Im Zweifel können wir zusätzliche Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität anfordern.
8. Beschwerderecht
Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das kirchliche Datenschutzrecht verstoßen haben, so nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf, um diese Frage klären zu können. Sie haben aber auch das Recht, sich direkt mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden. (§ 46 DSG-EKD)
Beauftragter für den Datenschutz der Evangelischen Kirche Deutschland
Außenstelle Ulm für die Datenschutzregion Süd
Hafenbad 22
89073 Ulm
Telefon: 0731 / 140593-0
Telefax: 0731 / 140593-20
Mail: sued@datenschutz.ekd.de
